نصائح هائمة تساعدك على إدارة وقتك في مشروعك

إن مشكلة إدارة الوقت تعد واحدة من أهم المشاكل الكبرى التي تواجه العديد منالأشخاص أثناء تأدية عملهم ، فكثير من أصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطةوكذلك المديرين والموظفين العاملين لديهم يهدرون ويضيعون أوقاتهم في فعل أشياء غير ضرورية أو دون فائدة دون أن يشعروا بذلك وهذا ما يتسبب في تأخير العمل وعدم التمكن من إنجاز المهام المطلوبة في الوقت المحدد وبناء على ذلك يتأثر المشروع بشكل سلبي بكل تأكيد . فإن كنت صاحب مشروع ولديك عدد من الموظفين وتري هناك هدر للكثير من الوقت المتاح بشكل ملحوظ وترغب في حل هذه المشكلةلرفع معدلات الإنتاجية فمن الواجب عليك أن تعمل على إدارة الوقتالخاص بك وبموظفيك بشكل دقيق . وفيما يلي سنعرض عليك بعض النصائح الهامةالتي تساعدك على ذلك ...

أولاً - التخلص من الفوضى :

الأوراق المبعثرة في كل مكان يصعب الحصول على المعلومات المرغوبة منها ، أماإذا كانت مرتبة وفقاً لأهميتها أو ما تحتويه من بيانات فإن الحصول علىالمعلومات منها سيكون أكثر سهولة وسرعة . كذلك الملفات المتواجدة علىالكومبيوترات قد يصعب الحصول على أي معلومات منها إن لم تكن مرتبة بدقة ، لذلكيجب ترتيبها . أيضاً يجب القضاء على كل مظاهر الفوضى المتواجدة في مشروعكواحرص على أن يكون كل شيئ مرتب وفي مكانه حتى تجده وتصل إليه بسهولة دون أن تهدر وقتك وطاقتك في البحث عنه .

ثانياً - تجنب مُضيعي ومُهدري الوقت :

إذا كنت صاحب مشروع أو مدير أو موظف فقد تقابل أشخاصاً يحبون الحديث في أمور أخرى غير العمل مثل السياسة أو الرياضة أو الأمور الشخصية والعائلية ومثل هذه الأحاديث تهدر الوقت بكل تأكيد بل وتفقدك التركيز أيضاً ، لذا يجب عليكالإعتذار لهم وعدم السماح لهم بالتحدث في أمور غير خاصة بالعمل في أوقاتالعمل الرسمية .

ثالثاً - تخطيط و إدارة الوقت :

يُمكن أن تضع لنفسك نظام ( جدول ) ورقي أو إلكتروني تحدد فيه المهام المطلوبإنجازها ومدة كل مهمة ومواعيد الإنتهاء ويجب أن تعمل على الإلتزام بهوحينها ستجد أن الإنتاجية قد ارتفعت داخل أسوار المشروع .

رابعاً - الإستثناء :

عند وضع جدولك الزمني الخاص بالمهام ومواعيد إنجازها يجب عليك أن تستثنيبعض الأوقات من هذا الجدول ، مثل العطلات الرسمية والإجتماعات وأوقات الراحةوغيرها من المواعيد الأخرى المعروفة لديك مسبقاً ، وبهذه الطريقة تضمن عدمتداخل أياً من المواعيد مع بعضها البعض .

خامساً - إطلاع الأخرين على جدولك الخاص :

عندما تُطلع الموظفين العاملين معك أو أقربائك أو أفراد عائلتك على جدولأعمالك فستضمن بذلك تجنب المواعيد المفاجئة ، فبكل تأكيد عندما يكون لدىصديق أو قريب لك علم ومعرفة بأنك غير متفرغ في الساعة الثامنة مساءً لإرتباطك بموعد أو عمل ما فإنه لن يفاجئك بموعد في نفس التوقيت .

سادساً - الإجابة بـ ( لا ) :

عندما يطلب منك أحدهم فعل شيئ ما يتعارض مع جدول أعمالك فمن الواجب أن تردعليه بل " لا " ، فكلمة لا ستضمن لك عدم الخروج عن النص وستجعلك قادر على إدارة الوقت بالطريقة المخطط لها . هذا ويجب ألا تكون عبارة " لا " دائمة فهناكمواقف إنسانية تستحق أن تتخلى عن عملك مثل توصيل شخص إلى المستشفى أو زيارة مريض أو مساعدة أحد من غير القادرين .

سابعا ً- العطلة و الأجازة ليست للعمل :

عملك طوال الإسبوع وإنجازك لمهامك في أوقاتها المحددة سيضمن لك التفرغتماماً في عطلتك الإسبوعية والتي ينبغي عليك إستغلالها بأفضل شكل ممكن حتىتعود إلى عملك في بداية الإسبوع التالي وأنت نشيط وغير متعب . هذا وبالنسبةللأشخاص الذين لا يعملون على إدارة الوقت الخاص بهم فإنهم في الغالب يضطرونإلى العمل في عطلاتهم الإسبوعية لإنجاز بعض الأعمال المتأخرة وهذا ما ينتجعنه كثير من الإرهاق والتعب .

ثامناً - تغيير الروتين :

إذا وجدت أن الروتين قد نال منك وتشعر بأنك لم تعد راغب في العمل كما كنتفي السابق فمن الجيد أن تُغير روتينك وتتبع بعض العادات الإيجابية . فهذابجانب إدارة الوقت بشكل صحيح سيساعدك كثيراً على تحقيق الكثير من النجاحاتعلى المستوي المهني بل وعلى كافة المستويات الأخرى .